ERP추진팀에서 알려드립니다.

ERP추진팀에서는 지난해 9월부터 시작하여 약 7개월에 걸쳐 수행하여 온 ERP 사업(연구/일반행정 부문)이 마무리되어 감에 따라 4월 1일자 시스템 OPEN을 목표로 막바지 작업을 수행중에 있습니다.

이에 각 계정별 비용집행 업무를 다음과 같이 처리코자 하오니 각 부서/센터/연구실에서는 비용집행에 차질이 없도록 협조하여 주시기 바랍니다.


1. CAIS 전자결재 입력 및 전표 일괄통제 제한
가. 대상시스템 : CAIS CS버전, Web CAIS의 출장, 일반지급, 구매요청, 휴가신청 등 전자결재시스템
* Workflow(전자문서시스템 : 문서기안, 접/발송 기능)은 관계가 없습니다.
나. 제한일시 : 2008.3.31(월) 20시부터.
다. ERP연구/일반행정시스템 Open과 관련한 사항은 추후 별도로 시행합니다.

2. 협조사항
가. CAIS 업무처리 건은 3/31(월) 20시까지 계정책임자 결재를 포함한 최종 결재자의 결재 완료
나. 연구비 카드 집행분 처리
1) 3월 종료 연구과제 : 카드매출전표 확인 후 CAIS에서 승인번호를 직접 입력하여 3/31까지 지급신청 처리 완료
2) 진행중인 연구과제 : 3월 미처리분에 대하여 4월 1일 이후 ERP에서 지급 처리
다. CAIS에 의하지 않는 재무팀을 통한 지급신청 건 : 3/28까지 재무팀 서류 접수 마감
라. 전표 일괄통제 : 3/31까지 완료

* 재무팀에서는 4/8까지 CAIS 비용처리 마감

3. 기타 확인사항
가. 수탁연구조사비 통제액
: 3/31 기준으로 수탁연구조사비 통제 내역 출력 및 확인
- ERP오픈 이후 연구관리시스템의 개인별 연구원 편성 현황 및 참여율/인건비 계상내역과 비교
- 오류 확인시 ERP추진팀에 연락하여 수정 요망(T.8328, 고광진)

나. 각 계정별 가용예산 확인
1) 운영비
- 4/1 시스템 오픈시 계정별 가용예산을 예산액과 잔액으로 업로드
- 과거 집행실적 검증, Conversion, ERP Upload 후 실제 예산액, 집행액, 잔액 확인 가능 (4/14 이후 예정)
2) 연구과제
- 4/1 시스템 오픈시 계정별 예산액 및 잔액 업로드(대항목 기준)
: 세부항목 예산 및 집행액, 잔액은 과거 집행실적에 대한 검증, Conversion, ERP Upload 후 확인 가능
(4/14 이후 예정)
- 3/31(월) 당일 연구과제의 예실대비표를 출력하여 예산액, 집행액, 잔액 확인
+ 시스템 오픈 이후 4/14일까지는 3/31 기준 예실대비표와 예산 집행 현황을 점검하면서 비용 처리 요망
+ 4/14일 이후 ERP상에 예산액, 집행액, 잔액이 정상적으로 반영되었는지 확인 요망

** 통상적으로 시스템 오픈을 위해서는 일정기간 사용 제한 조치를 통해 비용실적을 이관하고 예산, 집행액, 잔액을 정확히 반영하여야 하나, 연구과제의 연구비와 각 사업비 집행에 대한 연속성을 부여하기 위해 사용제한 조치를 하지 않습니다.
이에 따라 시스템 오픈 이후 비용실적 이관 기간동안에는 예실대비가 제대로 반영되지 않을 것으로 예상되오니 이 점 양지하여 주시고 각 계정담당자들께서는 반드시 상기와 같이 계정 확인작업을 수행하여 주시기 바랍니다.

2008.3.25

ERP추진팀장 윤 현 수